В сфере архивных услуг существуют риски, связанные с тем, что документы, переданные их собственником или законным владельцем на внеофисное хранение в архивную компанию, могут впоследствии выдаваться их владельцу с существенными для него финансовыми и временными затратами, а также удерживаться без законных оснований. Нередки случаи, когда владельцы документов вынуждены оплачивать штрафные санкции в связи с досрочным расторжением ими договоров хранения, а также нести крупные расходы, связанные с поиском и выдачей им документов из архивохранилища.

Кроме того, удержание документов архивной компанией, а также несвоевременная их выдача владельцу по запросам государственных органов, может повлечь для компании штрафные санкции и иные меры административной ответственности, когда в установленные законом сроки необходимо своевременно предоставить тот или иной документ, а документы необоснованно удерживаются архивной компанией.

Все вышеперечисленные ситуации вынуждают собственников документов обращаться в судебные органы для защиты своих прав и законных интересов.

Обзор судебной практики по вопросам расторжения договоров архивного хранения и связанного с таким расторжением изъятием документов, показал, что большинство исков предъявляются собственниками документов по основаниям, связанным с истребованием их документов у архивных компаний в связи с незаконным и необоснованным их удержанием.

1. Так по Делу А40-57372/10 собственник документов (истец) был вынужден обратиться с иском к архивной компании (ответчик) об обязании возвратить переданные на хранение документы, так как на его запросы о предоставлении ему возможности забрать переданные на хранение документы в количестве 19 179 архивных коробов, архивная компания отказывалась их ему выдать единовременно. Ответчик в обоснование своих доводов ссылался, что условиями заключенного договора хранения предусмотрено его право ограничить количество коробов, передаваемых клиенту до 50 коробов в течении рабочего дня.

Арбитражный суд г. Москвы, удовлетворяя требование истца указал, что вводимое ограничение по выдаче коробов до 50 штук в день существенно ограничивает право истца (поклажедателя по договору хранения) на передачу ему по первому требованию 19 179 коробов, так как при наличии такого ограничения срок выдачи документов будет растянут на длительный срок. Более того, это противоречит ст. 904 Гражданского кодекса РФ и нарушает право истца, так как хранитель обязан по первому требованию поклажедателя возвратить принятую на хранение вещь. В своем решении суд обязал архивную компанию возвратить истцу 19 179 коробов в течение 20 дней со дня вступления в законную силу решения суда.

После разрешения вышеуказанного спора та же архивная компания, как следует из решения Арбитражного суда г. Москвы уже по другому Делу № А40-47429/2011, обратилась с иском к собственнику документов о взыскании с него стоимости услуг в размере 3 068 596, 00 рублей по поиску его коробов на складе, ссылаясь на то обстоятельство, что ответчику была оказана услуга по поиску короба в рамках договора, которая подлежит оплате. Арбитражный суд, отказывая в удовлетворении исковых требований указал, что в данном случае необходимо было исполнить решение суда по Делу № А40-57372/10, т.е. обязанность передать ответчику короба с документами возникла не из договора, а во исполнение судебного акта.

Таким образом, с учетом затянувшихся с 2010 по 2012 годы двух судебных разбирательств с участием тех же лиц в отношении документов, подлежащих возврату, более 2-х лет потребовалось их собственнику, чтобы вернуть необоснованно удерживаемые документы.

Учитывая вышеприведенную судебную практику, при заключении договоров хранения с архивными компаниями рекомендуется обращать внимание на условия договоров, ограничивающие права владельца документов изъять свои документы из хранилища единовременно по его запросу (за один день или поездку). Условия договоров, содержащие ограничения по количеству коробов, выдаваемых в день или в ограниченный период времени, противоречат нормам Гражданского кодекса РФ о договорах хранения.

2. При заключении договора архивного хранения документов важно также четко определить в договоре способ учета носителей информации, передаваемых на хранение и учитываемых в электронной системе учета (короб с документами или файл/документ в составе короба), так как существует риск взимания архивной компанией стоимости безвозвратного изъятия не только за 1 короб, ранее переданный на хранение, но и за 1 файл (документ), содержащийся в таком коробе.

Так по делу А40-132074/16 ООО «****» (истец) обратилось в Арбитражный суд г. Москвы с иском к архивной компании (ответчик) о взыскании неосновательного обогащения в размере 1 682 040 руб. 71 коп. Свои исковые требования истец обосновывал тем, что направил ответчику заявку на безвозвратное изъятие 894 коробов, ранее переданных на хранение, а архивная компания выставила ООО «****» счет на оплату услуг по поиску и изъятию из архива 33 554 файлов, которые содержались в указанных коробах, указывая, что каждый документ в коробе является единицей учета и его поиск в системе и изъятие из хранилища - это услуга, подлежащая оплате. Таким образом, собственник документов был вынужден оплатить стоимость безвозвратного их изъятия в сумме 1 638 388, 13 рублей за изъятие 33 554 файлов вместо 142 280, 10 рублей за изъятие 894 коробов. Суд в иске ООО «****» отказал, мотивируя свое решение тем, что такой способ учета документов, как «файл-короб» был согласован сторонами в договоре, заключенный между сторонами договор хранения суд рассматривает как смешанный, содержащий в себе элементы договора возмездного оказания услуг, а, следовательно, оплате подлежат действия исполнителя по оказанным услугам - поиску и изъятию каждой единицы учета, переданной на хранение, т.е. каждого файла. Постановлениями апелляционной и кассационной инстанций решение суда было оставлено без изменения, а жалобы истца без удовлетворения.

3. В связи с приведенными выше примерами из судебной практики, сразу обращает на себя внимание тот факт, что зачастую архивная компания взимает с клиента плату за дополнительные услуги, связанные с безвозвратным изъятием документов, а именно – за поиск коробов в системе учета, снятие с учета единиц хранения, обработку документов в связи с их изъятием и их доставку клиенту. Безусловно, оказанные услуги и должны быть оплачены, если их стоимость согласована сторонами в договоре, заказчик такие услуги заказал у архивной компании, услуги были оказаны надлежащим образом и приняты заказчиком услуг без замечаний.

Так по Делу № А45-18314/2015, рассмотренным Арбитражным судом Новосибирской области, ООО «Р***А» (истец) обратилось с иском к архивной компании (ответчик) об исполнении обязанности по возврату переданных на хранение носителей информации в количестве 872 короба. Основанием для предъявления иска явился тот факт, что когда ООО «Р***А» выразило намерение расторгнуть договор хранения, направив в адрес архивной компании уведомление о расторжении договора и потребовало вернуть все имущество, находящееся на хранении, архивная компания отказалась возвращать имущество, ссылаясь на неоплаченные услуги, а именно – обработку новых носителей информации, изъятие носителей информации, перерегистрацию носителей информации при их возврате из хранилища по запросу с их удалением из компьютерной сети системы учета.

Суд посчитал, что имущество удерживается безосновательно и своим решением удовлетворил исковые требования ООО «Р***А». В мотивировочной части суд указал, что поскольку за оказанием оспариваемых услуг на сумму 84 129, 84 рублей истец к ответчику не обращался, их стоимость сторонами не была согласована ни в договоре, ни в дополнительных соглашениях к нему, акты об оказании услуг не подписывались, данные услуги ООО «Р***А» не оказывались. В резолютивной части решения суд обязал архивную компанию исполнить обязанность по возврату переданных на хранение носителей информации.

Аналогичный спор возник между сторонами по Делу № А40-41904/17 по иску ОАО «***» (истец) к архивной компании (ответчик) об обязании хранителя возвратить имущество, переданное по договору хранения, когда поводом для обращения в суд послужил отказ хранителя возвратить имущество собственнику документов в связи с неоплатой им стоимости дополнительных услуг, связанных с расторжением договора хранения и безвозвратным изъятием. Общая стоимость дополнительных услуг, навязанных клиенту составила 2 828 713, 70 рублей.

Еще в одном Деле № А56-53780/2013 Арбитражный суд города Санкт-Петербурга и Ленинградской области удовлетворил исковые требования архивной компании о взыскании задолженности в размере 650 390, 93 рублей за услуги по поиску коробов в связи с их возвратом ответчику при прекращении договора архивного хранения. Основанием для удовлетворения иска послужил тот факт, что при заключении договора стороны в приложении к договору хранения (в Прайс-листе) согласовали дополнительные виды услуг, в том числе услуги по поиску коробки, папки или документа и стоимость этих услуг в стоимость услуг хранения не включена. Постановлениями апелляционной и кассационной инстанций решение суда было оставлено без изменения, а жалобы проигравшей стороны (ответчика) без удовлетворения.

Исходя из вышеприведенной практики судебных разбирательств рекомендуется при заключении договоров архивного хранения обращать внимание на перечень услуг, оказываемых по договору (помимо услуги хранения), стоимость, порядок заказа и оказания таких услуг. Как правило, дополнительные услуги должны заказываться отдельно на основании заказов (бланков) клиента или на основании иного документа согласно условиям договора. Если сторонами заключен договор с определенным перечнем дополнительных услуг в виде приложения к договору с указанием их стоимости и более того - заказчик такие услуги оплачивает и без замечаний подписывает акты оказания услуг, существует риск того, что оспорить в суде факт оказания дополнительных услуг по согласованной цене будет весьма проблематично в суде.

4. Еще один риск при заключении договора хранения заключается в надлежащем оформлении документов, подтверждающих передачу документов на хранение архивной компании, так как впоследствии доказать в суде факт передачи документов практически невозможно. Именно по таким основаниям, как недоказанность факта передачи имущества на хранение, суд отказывает компаниям в исках об истребовании имущества из незаконного владения и такая судебная практика в последнее время участилась со стороны архивных компаний.

Так в Деле № А40-141993/17 об изъятии архивных документов в количестве 1 812 архивных коробов из незаконного владения Арбитражный суд г. Москвы отказал КБ АО «***» (истец) в иске полностью, так как установил, что согласно условиям заключенного договора, хранитель выдает поклажедателю письменный документ – наряд, подтверждающий прием на хранение носителей информации, подписанный представителями сторон. Поскольку истцом не был в материалы дела представлен наряд, содержащий в себе сведения и информацию, позволяющие идентифицировать имущество, переданное на хранение и оформленный согласно требованиям договора, КБ АО «***» не удалось доказать, что он вообще передавал свои документы на хранение в архивную компанию. Постановлением Девятого арбитражного апелляционного суда (9 ААС) указанное решение было отменено, суд обязал истребовать у архивной компании 1812 архивных коробов, кассационная инстанция оставила в силе Постановление 9 ААС. Однако в рассматриваемой ситуации почти год ушел на судебные разбирательства в целях истребования документов у архивной компании через суд.

В другом, аналогичном споре по Делу № А40-158290/17, ПАО «*** Банк» (истец) обратился к архивной компании (ответчик) с иском об истребовании имущества, архивная компания также ссылалась в своих возражениях на иск, что акт приема-передачи (наряд), подтверждающий факт передачи документов на хранение не оформлялся, заказ на изъятие коробов с указанием штрих-кодов коробов, позволяющих их идентифицировать у хранителя, не был надлежащим образом оформлен. С учетом представленных истцом доказательств, суд пришел к выводу, что ПАО «*** Банк» не был доказан факт передачи архивной компании спорного имущества, а, следовательно, законные основание истребовать такое имущество у архивной компании отсутствуют. Решение по данному делу было оставлено в силе Постановлением Девятого арбитражного апелляционного суда. Свои документы Банк не может получить обратно уже почти год.

В целях исключения подобных ситуаций, компаниям, осуществляющим передачу документов на внеофисное хранение, рекомендуется в соответствии с договором оформлять бланки заказов услуг, наряды, акты приема-передачи документов на хранение, заполняя все необходимые их реквизиты, подписывать такие документы уполномоченными представителями, а также правильно указывать количественные и качественные характеристики имущества, предаваемого на хранение.

Кроме описанных выше рекомендаций при заключении договоров архивного хранения следует обязательно, перед подписанием договора, ознакомиться с имеющейся судебной практикой архивной компании на предмет ее судебной истории в целях исключения рисков, связанных с ограничением доступа к своим документам, а также предотвращения убытков, связанных с изъятием документов при расторжении договоров.

Свяжитесь с нами

+7 (925) 011-97-59

г. Москва, Средний каретный переулок, д.6/9, адвокатская контора №5 МГКА

info@shvarcer.ru